Online booking på hjemmesiden: systemer, pris og det, der skal passe

Online booking på hjemmesiden betyder, at kunden selv vælger en tid i jeres kalender, uden at ringe. For frisører, klinikker, værksteder, rådgivere og restauranter er det den funktion, der flytter flest henvendelser, fordi kunder, der vil bestille tid uden for åbningstid, ellers ofte vælger en anden, de kan booke hos med det samme. Et bookingsystem koster typisk 100–500 kr. om måneden som abonnement, og det kan være på siden på en dag, hvis det sættes rigtigt op.

Her er, hvornår det giver mening, hvilke systemer der findes, hvordan det bygges ind på siden, så det virker og kan trackes, og de fejl, der får kunder til at opgive halvvejs.

Hvornår det giver mening

Booking giver mening, når tre ting er sande: Ydelsen har en fast varighed eller kan standardiseres (klip, konsultation, bord til fire, syn af bil). Kunden ved, hvad de vil have, uden at tale med jer først. Og I har en kalender, der faktisk kan holdes. Er ydelsen en forhandling (“det afhænger af opgaven”), så er en formular eller et opkald bedre, eventuelt kombineret med booking af et uforpligtende møde. Det er den model, de fleste B2B-virksomheder og håndværkere skal bruge: book en samtale, ikke opgaven.

Systemerne

Vælg et system, der er lavet til jeres branche, før I vælger et generelt. Branchesystemerne kender jeres hverdag: behandlinger med forskellig varighed, flere medarbejdere, buffer mellem tider, depositum ved udeblivelse.

Priserne er omtrentlige. Vær opmærksom på modellen: Et fast abonnement er forudsigeligt; gebyr pr. booking er billigt i starten og dyrt, når det virker. Nogle systemer tjener desuden på at sende jer kunder fra deres egen markedsplads. Fresha tager for eksempel 20 % i engangsgebyr, mindst 50 kr., for hver ny kunde, der finder jer der, og det kan være dyrere end at få dem via jeres egen side.

Sådan kommer det på siden

Alle systemerne kan vises på jeres side på tre måder, og rækkefølgen er vigtig:

1. Indlejret på en side hos jer (/book/), hvor kalenderen vises i jeres design, på jeres adresse. Det er det bedste: Kunden forlader ikke siden, I kan tracke det, og Google ser siden som jeres.
2. Som pop-up fra en knap, der åbner kalenderen oven på siden. Godt som supplement på hver ydelsesside.
3. Som link til systemets egen side (jeresnavn.fresha.com). Den dårligste, fordi kunden lander på en anden adresse med et andet design, og I kan ikke følge, hvad der sker. Brug den kun, hvis de to andre ikke er mulige.

Bookingknappen skal stå i toppen af hver side, ikke kun på kontaktsiden, med en tekst, der siger, hvad man booker: “Book en tid”, “Book bord”, “Book 30 minutter”. På mobil skal den være den første knap, man kan nå med tommelfingeren.

Sådan indlejres bookingen på /book/:

<!-- På forsiden og ydelsessiderne -->
<a href="/book/" class="knap">Book en tid</a>

<!-- På /book/: systemets widget. Adressen er et eksempel; hvert system giver sin egen. -->
<iframe src="https://booking.eksempel.dk/widget/jeres-salon"
        title="Book en tid" width="100%" height="800" loading="lazy"
        style="border:0"></iframe>

Mange systemer giver et script i stedet for en iframe. Det er fint. Det vigtige er, at kunden bliver på /book/ hos jer og ikke sendes til systemets egen side.

Det, der skal passe

• Kalenderen skal være sand. Kan kunden booke en tid, I ikke kan holde, mister I kunden og tilliden. Synkronisér med den kalender, I faktisk bruger, og læg buffer ind.
• Bekræftelse og påmindelse. Mail med det samme, SMS dagen før. Det mindsker udeblivelser mærkbart og er med i næsten alle systemer; slå det til.
• Afbud skal være lige så let som booking. Et link i bekræftelsen. Ellers ringer de, eller de kommer bare ikke.
• Depositum eller kortoplysning ved ydelser, hvor udeblivelser koster meget. Det reducerer dem markant, og de fleste kunder accepterer det, når det er forklaret.
• Personoplysninger. Bookingsystemet behandler data på jeres vegne, så I skal have en databehandleraftale med leverandøren, og systemet skal nævnes i privatlivspolitikken. Se GDPR og cookies.
• Tracking. En gennemført booking skal registreres som en hændelse i Analytics (og som konvertering i Google Ads, hvis I annoncerer). Ellers kan I ikke se, hvilke sider og annoncer der skaffer bookinger. De fleste systemer kan sende hændelsen; det skal sættes op én gang.

Fejl, der får folk til at opgive

1. Kunden skal oprette en konto, før de kan se ledige tider. Vis tiderne først, spørg om oplysninger til sidst.
2. Formularen beder om ti ting. Navn, telefon, mail og eventuelt en kommentar er nok.
3. Den første ledige tid er om tre uger, og det står ikke, at man kan ringe for akutte tider.
4. Kalenderen virker ikke på mobil, eller den er en tredjepartsside, der ser ud som svindel.
5. Ingen bekræftelse. Kunden ved ikke, om det gik igennem, og booker igen eller ringer.
6. Knappen hedder “Kontakt” og fører til en formular, der ikke er en booking.

Hvad det koster at få det på siden

Abonnementet til systemet er den løbende pris. At få det indlejret ordentligt, med knap på alle sider, rigtig opsætning af bekræftelser og tracking, er typisk 2.000–8.000 kr., hvis I køber det, og en dags arbejde, hvis I gør det selv og er vant til jeres hjemmeside. Skal bookingen bygges skræddersyet, fordi ingen systemer passer, er det en anden sag: fra 30.000 kr. og opefter, og det er sjældent nødvendigt. Prisen hører til under funktioner i hvad koster en hjemmeside.

Tjekliste

1. Ydelsen kan standardiseres, og kalenderen kan holdes.
2. Et branchesystem, og en prismodel I forstår.
3. Indlejret på jeres egen adresse, i jeres design.
4. Bookingknap i toppen af alle sider, med en tekst, der siger, hvad man booker.
5. Tider først, oplysninger til sidst, højst fire felter.
6. Bekræftelse på mail, påmindelse på SMS, afbud med ét klik.
7. Synkroniseret kalender med buffer.
8. Databehandleraftale og omtale i privatlivspolitikken.
9. Booking trackes som hændelse i Analytics og som konvertering i Ads.

Hvordan booking indgår i en side til en bestemt branche, står under hjemmeside til restauranter og hjemmeside til håndværkere.

Kilder

• Fresha, Pricing, fresha.com.
• Datatilsynet, Rollefordeling: Dataansvarlig og databehandler, datatilsynet.dk.